مزايا الاستعانة بمصادر خارجية في مجال المحاسبة :

إن دليل الإجراءات الخاص بالشركة هو مستند مكتوب يسرد إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إكمال مهمة أو كيفية التعامل مع موقف معين عند حدوثه في مكان العمل فهو يحتوي على أفضل الممارسات وأوصاف العمليات التجارية الرئيسية التي تقوم بها الشركة.

بالإضافة إلى ذلك، يحتوي هذا الدليل على طرق ومعايير حول كيفية القيام بالعمل. يتيح إنشاء دليل الإجراءات توجيه الشركة نحو النمو من خلال تبسيط التدريب وتسهيل قدرتها على التوسع.

يمكن أن يكون هذا الدليل عبارة عن مجلد ثلاثي الحلقات أو مجلد على محرك أقراص شبكة مشترك أو نسخة تلقائية منشورة عبر الإنترنت باستخدام برنامج إدارة العمليات. يجب أن يفهم الجميع ما هو دليل الإجراءات الذي تم وضعه وأين يمكن العثور عليه عندما يحتاج إليه شخص ما.

يتطلب إعداد دليل إجراءات فهم الخطوات التي تنطوي عليها عملية معينة فهما واضحا. مع نمو الشركة، ستكون هناك حاجة إلى إجراءات جديدة. يحتوي الدليل على أمثلة للإجراءات التي يمكن استخدامها كنموذج لإجراءات التشغيل الجديدة. يجب أن يتم إرشاد جميع موظفي المؤسسة إلى سياسات الشركة وإجراءاتها؛ ويجب أن يكون لهم دائما حق الوصول الفوري إلى دليل الإجراءات.

يجب أن تكون الإجراءات:

  • سهلة المنال وبالتالي واضحة.
  • مقروءة ، وبالتالي محددة. 
  • ذات فحوى واضح ، وبالتالي دقيقة.
  • محدثة باستمرار، وبالتالي واقعية.
Manuel des procédures

دليل الإجراءات: منهج أو أي سي

يستند منهج مكتب أو أي سي إلى الخطوات التالية:

  • مرحلة التشخيص والتقييم للمرحلة الحالية: يجب أن تغطي هذه المرحلة كلاً من الهياكل والإجراءات المعمول بها داخل الشركة، كما أنها تتكون من تحليل نقدي لدوائر الوثائق المعمول بها، والتي تم التصديق عليها من خلال تقديم تقرير تشخيصي يوضح بالتفصيل كل أوجه القصور الملحوظة والتوصيات للتحسين وينبغي مناقشة هذا التقرير التشخيصي مع اللجنة المخصصة لهذا الغرض.
  • مرحلة إعداد دليل الإجراءات: تتضمن هذه المرحلة تصميم تحسينات لتنظيم المهام وتوزيعها على النحو المصادق عليه في نهاية مرحلة التشخيص. كما يشمل تصميم الوصف الوظيفي والإجراءات والمعلومات ذات الصلة، مما يؤدي إلى تطوير مشروع دليل للإجراءات التي يتعين تنفيذه. سيأخذ دليل الإجراءات في الاعتبار خيارات تكنولوجيا المعلومات. سيتعين على موفر تكنولوجيا المعلومات في أو أي سي تطوير الاحتياجات الموجودة بالفعل أو التي سيتم وضعها في قوائم التطبيق بحيث يمكن لنظام تكنولوجيا المعلومات التكيف مع احتياجات الشركة. سيتم تصميم دليل الإجراءات وفقًا للأولويات التي تحددها الإدارة العامة وسيغطي بشكل عام الوحدات التالية:
    • الوحدة العامة (تصميم المخطط الهيكلي).
    • النموذج التشغيلي.
    • الوحدة المالية والمحاسبية.
    • وحدة إدارة الموارد البشرية.
    • إجراءات الرقابة الإدارية.
  • مرحلة التنفيذ وتدريب المستعملين: في هذه المرحلة، سيجري توسيع الهياكل والاجراءات جزئيا لفائدة الموظفين المسؤولين عن ذلك من خلال الندوات التدريبية. ستتم مراجعة أي صعوبات قد تنتج عن تطبيق دليل الإجراءات بالكامل من أجل حلها. في نهاية هذه المرحلة ، وبمجرد أن يستوعب الموظفون المسؤولون الجزء المتعلق بهم من الدليل، نعيد الوحدة أو الجزء المعني إلى الإدارة العامة في نسختها النهائية.
  • مرحلة مراقبة التطبيق والتحكم فيه: سيتم بعد ذلك إجراء اختبارات التطبيق لضمان التطبيق الصحيح للإجراءات المنصوص عليها في الدليل.