إن دليل الإجراءات الخاص بالشركة هو مستند مكتوب يسرد إرشادات خطوة بخطوة حول كيفية إكمالأو نسخة كيفية التعامل مع موقف معين عند حدوثه في مكان العمل فهو يحتوي على أفضل الممارسات وأوصاف العمليات التجارية الرئيسية التي تقوم بها الشركة.بالإضافة إلى ذلك، يحتوي هذا الدليل على طرق ومعايير حول كيفية القيام بالعمل. يتيح إنشاء دليل الإجراءات توجيه الشركة نحو النمو من خلال تبسيط التدريب وتسهيل قدرتها على التوسع.

يمكن أن يكون هذا الدليل عبارة عن مجلد ثلاثي الحلقات أو مجلد على محرك أقراص شبكة مشترك أو  نسخة تلقائية منشورة عبر الإنترنت باستخدام برنامج إدارة العمليات. يجب أن يفهم الجميع ما هو دليل الإجراءات الذي تم وضعه وأين يمكن العثور عليه عندما يحتاج إليه شخص ما.

يتطلب إعداد دليل إجراءات فهم الخطوات التي تنطوي عليها عملية معينة فهما واضحا. مع نمو الشركة، ستكون هناك حاجة إلى إجراءات جديدة. يحتوي الدليل على أمثلة للإجراءات التي يمكن استخدامها كنموذج لإجراءات التشغيل الجديدة. يجب أن يتم إرشاد جميع موظفي المؤسسة إلى سياسات الشركة وإجراءاتها؛ ويجب أن يكون لهم دائما حق الوصول الفوري إلى دليل الإجراءات.

Manuel des procédures

ما هي المزايا ؟

باستخدام دليل إجراءات مكتوب بشكل جيد، يمكن للشركة إدارة تدريب الموظفين الجدد بطريقة أكثر فعالية. علاوة على ذلك، يوفر دليل الإجراءات لأعضاء الفريق الحاليين موردا لمعرفة الإجراءات الأقل استخداما مما يضمن تنفيذها بالشكل الصحيح مع الحفاظ على مراقبة الجودة ولابد أن يكون لدى العمال فكرة واضحة حول ما ينبغي القيام به. يحتاج المشرفون إلى دليل لإدارة العمليات التجارية. من الضروري توثيق المعايير والجودة ورضا العملاء التي هي ضمانات النمو.

من خلال السياسات والإجراءات التي تؤثر على المجال الوظيفي، يتم تمكين العاملين في الخطوط الأمامية لاتخاذ قرارات فعالة وموفرة للوقت. يوفر دليل الإجراءات الفعال أساليب ملائمة  للتواصل بين الإدارات و ذلك لتمكين الموظفين من العمل معا لحل مشاكل الأعمال اليومية دون الحاجة إلى مشاركة إشرافية غير ضرورية.

ينبغي أن يكون الهدف من دليل الإجراءات هو تنظيم محتويات مختلفة لتعكس كلاً من طرق ووسائل الاتصال بالشركة لأداء الخدمة أو لتصنيع المنتج بأقل تكلفة وفي أقصر وقت ممكن. هناك ميزة إضافية و المتمثلة في الحفاظ على رضا الموظفين وتحفيز الموظفين بشكل كبير.

كيف يتم القيام بذلك ؟

قبل وضع دليل إجراءات، من المهم فهم الفرق بين السياسة والعملية الأساسية والإجراء.

  • السياسة تتلخص في مجموعة من المبادئ والخطوط التوجيهية الأساسية التي تصوغها وتطبقها قيادات أي شركة لتوجيه وتقييد تصرفاتها في سعيها إلى تحقيق أهداف بعيدة الأمد.
  • العملية الأساسية هي تسلسل الإجراءات المترابطة ذات الصلة التي تستهلك موارد من قبيل الوقت والطاقة والآلات والأموال في كل مرحلة لتحويل المدخلات إلى منتجات. تعمل هذه النتائج كمدخل للخطوة التالية حتى تصل إلى هدف محدد أو نتيجة نهائية.
  • الإجراء عبارة عن تسلسل أنشطة أو خط عمل ثابت يتم تعريفه بواسطة خطوات (يحتوي على نقاط بداية ونهاية محددة بوضوح) والتي يجب تنفيذها في نفس الترتيب لتحديد نشاط بشكل صحيح.

ما هي صفاتنا ؟

أو أي سي هي شركة لمراجعة الحسابات تهدف إلى نقل الخبرة التي اكتسبها مهنيوها في السياقات الدولية و الشركات التونسية الصغيرة والمتوسطة. إن خدماتنا مخصصة للشركات التي ترسل بياناتها المحاسبية وبياناتها المالية لرقابة خارجية.