Les avantages d'un manuel de procédures en Tunisie

Les procédures doivent être :
  • D’un accès rapide et donc clairs
  • D’une lecture courante, et donc concrètes ;
  • D’un contenu explicite, et donc précises ;
  • Continuellement mise à jour, et donc réalistes.
Manuel des procédures

Démarche d’OAC en Tunisie:

Notre approche est basée sur les étapes suivantes :

  • Phase de diagnostic et d’évaluation de l’existant : Cette phase doit couvrir aussi bien les structures que les procédures en vigueur au sein de la Société et consiste en une analyse critique des circuits des documents en vigueur, sanctionnée par la remise d’un rapport de diagnostic retraçant toutes les défaillances constatées ainsi que les recommandations d’amélioration. Ce rapport de diagnostic devant faire l’objet d’une discussion avec le comité ad hoc créé à cet effet.
  • Phase d’élaboration d’un manuel de procédures en Tunisie: Cette phase comprend les travaux de conception des améliorations à apporter à l’organisation et à la répartition des tâches telles que validées à l’issue de la phase de diagnostic. Elle comprend également, la conception des fiches de fonctions, des procédures et des supports d’informations qui s’y rattachent aboutissant ainsi à l’élaboration d’un projet de manuel de procédures à mettre en place.
    Le manuel de procédures tiendra compte des choix en matière informatique. Votre fournisseur informatique aura à développer les besoins déjà existant ou allant naître en menus d’application pour que le système informatique puisse s’adapter aux besoins de la société.Le manuel de procédures sera conçu en fonction des priorités fixées par la Direction Générale et portera généralement sur les modules suivants :
    • Module Général (conception de l’organigramme cible)
    • Module Exploitation
    • Module financier et comptable
    • Module de gestion des ressources humaines
    • Procédures de contrôle de gestion
  • Phase de mise en place et formation des utilisateurs : Au niveau de cette phase, il sera procédé à la vulgarisation par partie, des structures et procédures au profit du personnel en charge, par le biais de séminaires de formation.Les difficultés qui résulteraient éventuellement de l’application du manuel de procédures seront revues dans leurs intégralités afin de les solutionner.Au terme de cette phase, et une fois que le personnel en charge a bien assimilé la partie du manuel qui le concerne, nous remettons à la Direction Générale le module ou la partie en question dans sa version définitive.
  • Phase de suivi et de contrôle d’application en Tunisie: Il sera procédé par la suite, à des tests d’application afin de s’assurer de la bonne application des procédures consignées dans le manuel.